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Hypothèse de travail · déduite de ta stack · à valider ensemble
Où part le temps ?
Une lecture d'Orfé déduite de tes cinq outils. Une hypothèse, pas un verdict. À chaque étape, repérer où l'IA peut prendre le travail ingrat et non facturable (suivi, transcripts, résumés, coordination) pour rendre ce temps à ton savoir-faire. Et à chaque étape, une question pour toi · le point de départ.
Le principe qui tient tout
L'IA coordonne. Elle ne décide jamais.
Les humains décident. L'IA propage la décision partout et apprend d'elle. Pas un robot qui remplace : un coordinateur qui s'efface derrière tes gens.
L'humain garde
La création, la conversation client, la décision. L'irremplaçable.
La machine coordonne
Le transport d'info, le suivi, la mémoire, les rappels. L'ingrat non facturable.
Gain IA possible
Un endroit deviné où l'IA peut t'alléger. À confirmer à l'audit.
Les cinq organes
HubSpot · mémoire clientAirtable · cerveau dossierTeamwork · les mainsZapier · système nerveuxSage 50 · métabolisme (à ponter)
Vue d'ensemble
Le parcours d'un dossier, d'un coup d'oeil
Premier contact
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Découverte
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Signature
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Création & prod
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Validation
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Livraison
De la demande à la livraison. La production concentre le temps perdu, donc le gain. Chaque étape déroulée juste en dessous.
Phase 1 · maintenant
Optimiser sans rien casser.
Deux temps. Maintenant : clarifier qui fait quoi, optimiser le non facturable, avec tes outils actuels · des gains tout de suite, sans rien casser. Plus tard (en bas de page) : le cerveau central, quand le terrain sera prêt.
Centre de gravité
La production. Là où le temps fond. Teamwork
Le savoir-faire vit dans la création. Le temps, lui, fuit autour : statuts à mettre à jour, relances, updates client, chasse à la bonne version, prépa du lundi. Du non facturable, qui tombe sur tes seniors, ceux que tu paies pour créer, pas pour reporter.
Ton centre de gravité, donc ton plus gros gain. Et il a déjà ses assistants IA (résumés, santé projet, transcription) · une partie est juste à activer.
À valider à l'audit
Est-ce que tes seniors passent trop de temps à mettre à jour et traquer comparé à créer ? Si oui, c'est le premier chantier. Et il ne touche même pas à tes logiciels de création.
Premier contact
Un prospect arrive. Formulaire, recommandation, email.
L'humain garde
La vraie conversation. Sentir le besoin derrière la demande.
La machine coordonne
Capte le contact, cherche qui est l'entreprise, note tout sans rien oublier.
Gain IA possible
HubSpot capte le formulaire et enrichit la fiche · aucun lead ne se perd.
?
La question pour toiCombien de premiers contacts refroidissent faute d'avoir été notés et relancés à temps ? Imagine : plus aucun ne passe à travers, sans effort.
HubSpot
Découverte & devis
Appel de cadrage. Comprendre la marque, chiffrer.
L'humain garde
Écouter, interpréter, lire l'humain et le projet derrière le besoin.
La machine coordonne
Transcrit l'appel, prépare le dossier, pré-remplit le devis.
Gain IA possible
Un assistant d'appel transcrit et résume · le dossier se monte dans Airtable, zéro ressaisie.
?
La question pour toiCombien de temps à recopier l'appel avant même de chiffrer ? Et si le dossier s'écrivait pendant que tu écoutes vraiment ton client ?
HubSpotAirtableSage 50
Signature & lancement
Le client signe. Le projet démarre pour de vrai.
L'humain garde
Le kickoff. La direction créative donnée à l'équipe.
La machine coordonne
Crée le projet, les tâches, le dossier et la facture d'acompte.
Gain IA possible
Zapier déclenche tout sur le oui : projet Teamwork, dossier Airtable, facture d'acompte. Zéro recopie.
?
La question pour toiEntre le oui du client et le vrai départ, combien d'outils remplis à la main ? Et si un seul oui déclenchait tout le reste ?
ZapierTeamworkAirtableSage 50
Création & productionZone chaude · le plus gros gain
Design, maquettes, allers-retours, BAT. Ici vivent tes équipes. Ici le temps fuit en coordination.
L'humain garde
Le travail créatif. Le goût. Les choix de design. Irremplaçable.
La machine coordonne
Suit l'avancement, alerte si ça déborde, tient le client informé, garde trace des versions.
Gain IA possible · le coeur du chantier
Les automatisations Teamwork tirent le statut de l'activité réelle · l'IA rédige l'update client, tu valides. Une seule source pour les versions. Tes créatifs créent au lieu de reporter.
?
La question pour toiFranchement, tes seniors passent combien d'heures par semaine à reporter l'avancement plutôt qu'à créer ? Imagine ce temps rendu à la création, ou juste à respirer.
TeamworkAirtable
Validation & impression
Le client valide le BAT. Place à l'impression.
L'humain garde
La relation client, le geste de remise. Le coeur d'Orfé.
La machine coordonne
Envoie les statuts au bon moment, prépare la facture finale.
Gain IA possible
Une relance auto (Teamwork + Zapier) part au bon moment, sans que personne y pense.
?
La question pour toiCombien de projets traînent parce qu'une relance de validation est passée à la trappe ? Et si elles partaient toujours au bon moment, sans y penser ?
TeamworkZapierSage 50
Livraison
Remettre le travail. Le projet se ferme.
L'humain garde
Le moment de remise. Le lien, la fierté partagée.
La machine coordonne
Clôture le projet, encaisse, archive le dossier, met tout à jour partout.
Gain IA possible
Zapier clôture, facture et archive partout · en un seul geste.
?
La question pour toiQuand un projet se ferme, combien de gestes manuels pour clôturer, facturer, archiver partout ? Tu fais quoi du temps si ça tient en un seul geste ?
TeamworkHubSpotZapierSage 50
Phase 1 · concrètement
Ce qui est optimisable. Et comment.
Ne rien enlever au métier. Optimiser le non facturable autour. Pour chaque tâche, une piste concrète avec tes outils · à valider à l'audit.
TeamworkSuivi des statuts · les automatisations Teamwork passent le statut depuis l'activité réelle.
ZapierTranscripts & comptes-rendus · un assistant d'appel transcrit et résume, Zapier en fait des tâches.
AirtableRésumés de dossier · l'IA d'Airtable les rédige depuis les champs, tu relis.
HubSpotUpdates clients · le brouillon se rédige depuis l'avancement, tu valides et envoies.
AirtableBonne version · Airtable devient la source unique. Un lien, une version.
TeamworkPrépa réunion prod · le point de santé projet se génère avant la réunion.
Plus tard · une phase éloignée
2
Phase 2 · le futur d'Orfé
Un cerveau central. Une mémoire qui apprend.
La phase 1 rend chaque organe efficace. Mais personne ne tient le fil de bout en bout : chaque outil retient sa tranche, le reste tombe dans les trous. La suite : une mémoire centrale qui se met à jour seule, une intelligence à qui tu parles. Pas maintenant · esquissé pour que tu saches où tu vas.
À quoi ça ressemblerait
1
Une mémoire centrale. Un carnet de bord unique où chaque dossier vit, du premier contact à la livraison. Chaque outil y dépose ses traces. Plus rien ne se perd entre eux.
2
Une intelligence qui lit ce carnet. Tu lui parles en français : « où en sont les dossiers chauds ? », « qu'est-ce qui bloque le projet X ? ». Elle répond, parce qu'elle voit tout le fil.
3
Elle apprend de tes gens. Chaque décision humaine la rend plus juste. Le dossier suivant démarre plus vite, mieux cadré.
Tes 5 organes
déposent chaque évènement
→
La mémoire centrale
le carnet de bord du studio
→
L'intelligence
lit, raconte, alerte · ne décide jamais
À savoir, en toute transparence
Là, ce n'est plus « améliorer » : c'est repenser. Il faudra sans doute ajuster, voire changer un ou deux outils (Sage parle mal aux autres). Normal. Une phase éloignée : à lancer quand le terrain de la phase 1 est solide, jamais avant.
C'est l'image du corps humain du PDF. Tes outils sont des organes sains, mais qui se parlent peu. La phase 1 les rend efficaces. La phase 2 leur donne un système nerveux et un cerveau qui se souvient. C'est là qu'une entreprise devient vivante.
Et ensuite · la partie que personne ne regarde
Le studio qui apprend de lui-même
Un dossier livré n'est pas une fin de ligne. C'est de la matière. Airtable garde la mémoire vivante du studio : méthode, décisions, goût appliqué à ce client. HubSpot guette le bon moment pour relancer. Et le coordinateur apprend de chaque décision de tes gens. Résultat : le dossier suivant démarre plus vite, plus juste. Sans que l'IA n'ait jamais décidé à ta place.
06Dossier livré→Décisions humainesApprises & mémorisées→HubSpotVeille & relance→01Nouveau projet, plus rapide
La règle qui tient tout
L'humain garde la relation, le métier, la décision.
L'IA coordonne le reste, et apprend de chaque décision.
Être AI native, ce n'est pas déléguer la décision. C'est déléguer la coordination, pour que tes gens décident et créent plus.
?
La vraie questionSi tu pouvais rendre une seule heure non facturable par jour à chacun de tes créatifs, tu la mettrais où ? C'est exactement le point de départ.
Sage 50 en pointillé partout : le seul outil sans prise simple pour se brancher. Le pont à décider en dernier, avec Maureen.
Cette page est une hypothèse déduite de ta stack : le point de départ d'un audit, pas la conclusion. À corriger ensemble quand tu veux.
Commencer petit. Voir loin.
La phase 1 : des gains tout de suite, sur tes outils actuels, sans risque. La phase 2, le cerveau : à dessiner ensemble quand tu seras prêt. Rien à décider aujourd'hui, à part par où commencer.
monExpansion · vue métier d'un studio branding / impression · matière de travail, pas un livrable figé